ЭЦП руководителя — что это и зачем она нужна
С подключением электронного документооборота (ЭДО) в компании возникает необходимость в обеспечении сотрудников и руководителя специальными подписями, которыми будут заверяться документы в цифровом формате. Это нужно для получения возможности удостоверения электронных документов в формате файлов. Электронные подписи (ЭЦП или ЭП) бывают квалифицированные (КЭП) и неквалифицированные (НЭП). Они различаются уровнем доступа, удобством использования и типом шифрования.
НЭП создается в специализированной криптографической программе. Эта ЭП позволяет удостоверить личность подписанта документа и неизменность его содержания. В случае внесения изменений в подписанный файл он станет недействительным. Чаще всего НЭП используется для документов, таких как заявления внутри компании, служебные записки и т. д., поэтому она обычно применяется для внутреннего электронного документооборота.
КЭП обладает более высоким уровнем безопасности, так как для ее создания используется технология криптографической защиты информации. Сертификат подписи сохраняется на физическом носителе, защищенном токене. Государство регламентирует требования к этому виду ЭЦП. Программы, использующиеся для создания КЭП, должны обязательно пройти сертификацию ФСБ, что делает эту подпись наиболее надежной и защищенной.
В то время как рядовые сотрудники компании могут использовать НЭП или КЭП на выбор, то руководителю организации подойдет только квалифицированная электронная подпись. При этом получение этого вида ЭП также сложнее, чем оформление ЭЦП работника. Физическое лицо имеет право получить КЭП дистанционно в том случае, если у человека есть биометрический загранпаспорт. Однако электронная подпись руководителя организации или индивидуального предпринимателя (ИП) выдается только лично в Федеральной налоговой службе России (ФНС) или в офисах доверенных удостоверяющих центров.
В случае если в компании подключен внешний электронный документооборот, без КЭП не обойтись. ЭЦП руководителя организации или ИП необходима, чтобы сдавать отчетность в государственные органы, участвовать в торгах, работать в государственных информационных системах и регистрировать недвижимость. Кроме того, благодаря квалифицированной электронной подписи облегчается и обмен документами с контрагентами. Ведь в отличие от НЭП, КЭП не требует дополнительных соглашений о признании юридической силы.